Prawo do odzyskania podatku ma każda polska firma, która nie ma siedziby w obcym kraju oraz nie prowadzi tam działalności gospodarczej. Podstawą zwrotu podatku są oryginalne faktury i paragony oraz zaświadczenie o byciu podatnikiem VAT w Polsce (wyjątek: przy zakupie nowego środka transportu nie trzeba być podatnikiem VAT w Polsce).

Złożoność obowiązujących przepisów prawnych sprawia, że odzyskanie podatku VAT może okazać się procesem skomplikowanym i czasochłonnym. Zrozumiałe jest zatem, iż część przedsiębiorstw nie ubiega się o zwrot VAT z zagranicy lub też otrzymuje zwrot należnego im podatku VAT w niepełnym wymiarze. Dlatego procedurą zwrotu VAT z UE powinna zająć się firma zajmująca się tym na co dzień.

Wniosek ma obejmować cały rok kalendarzowy, ale są od tego pewne wyjątki. Okres objęty zwrotem nie może być krótszy niż kwartał (chyba że jest to koniec roku), ale nie dłuższy niż rok.

Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku pieniądze wpływają bezpośrednio na polskie konto klienta. Cała procedura może trwać od 3 do 12 miesięcy.